Firma transportowa realizująca przewozy międzynarodowe przetwarza codziennie duże ilości danych osobowych swoich kierowców: lokalizację pojazdu, czas jazdy i odpoczynku, dane w dokumentach przewozowych, a czasem także dane przekazywane partnerom lub agentom celnym w krajach spoza Unii Europejskiej. RODO nie zostało napisane z myślą o specyfice transportu, dlatego wiele obowiązków trzeba dopiero dopasować do realiów floty ciężarowej, cyfrowych tachografów i systemów telematycznych. Poniżej praktyczny przegląd tego, jakie dane są przetwarzane, na jakiej podstawie prawnej i jak wygląda kwestia przekazywania ich poza Europejski Obszar Gospodarczy, co jest szczególnie istotne właśnie w transporcie międzynarodowym.
Jakie dane osobowe kierowców są przetwarzane
W typowej firmie transportowej dane osobowe kierowcy pochodzą z kilku niezależnych źródeł. Pierwszym jest cyfrowy tachograf, który rejestruje czas jazdy, przerwy i odpoczynki, a dane te są pobierane cyklicznie z karty kierowcy i z jednostki pojazdowej, między innymi na potrzeby rozliczeń opisanych w artykule o tachografach i czasie pracy kierowców. Drugim źródłem są systemy GPS i telematyka floty, które rejestrują dokładną lokalizację pojazdu, a pośrednio także lokalizację kierowcy, praktycznie non stop w trakcie trasy. Trzecim źródłem są dokumenty przewozowe, w tym elektroniczny list przewozowy opisany szerzej przy okazji elektronicznego listu przewozowego eCMR, w którym pojawia się imię i nazwisko kierowcy, a czasem numer dokumentu tożsamości czy prawa jazdy. Podobnie dane te mogą trafiać do systemów wymiany elektronicznej informacji o przewozie towarów, o których piszemy w artykule o systemie eFTI. Wszystkie te kategorie danych podlegają RODO niezależnie od tego, czy są przechowywane lokalnie, czy w chmurze dostawcy usługi telematycznej.
Obowiązki administratora danych wobec kierowców
Firma transportowa występuje w tym kontekście jako administrator danych osobowych kierowców i musi spełnić podstawowe obowiązki informacyjne wynikające z RODO. Oznacza to przede wszystkim jasne poinformowanie kierowcy, jeszcze przed rozpoczęciem monitoringu, o tym, że pojazd jest wyposażony w system lokalizacji GPS, w jakim celu dane są zbierane oraz jak długo będą przechowywane. Zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym przez prawników zajmujących się prawem pracy oraz wytycznymi dotyczącymi monitoringu pojazdów służbowych, podstawą prawną monitoringu GPS pojazdu firmowego jest zwykle prawnie uzasadniony interes pracodawcy związany z organizacją pracy, bezpieczeństwem mienia i rozliczaniem tras, a nie zgoda kierowcy, ponieważ w relacji pracowniczej zgoda nie zawsze jest traktowana jako w pełni dobrowolna. Niezależnie od podstawy prawnej, informacja o monitoringu powinna znaleźć się w regulaminie pracy lub odrębnym dokumencie oraz zostać przekazana kierowcy na piśmie. Istotne jest też ograniczenie zakresu monitoringu do lokalizacji pojazdu związanej z wykonywaniem obowiązków służbowych, a nie śledzenie kierowcy poza godzinami pracy.
Podstawy prawne i okresy przechowywania danych
Różne kategorie danych osobowych kierowcy mają różne podstawy prawne przetwarzania i różne, wynikające z przepisów, okresy przechowywania. Dane z tachografu cyfrowego podlegają obowiązkom archiwizacyjnym wynikającym z przepisów o czasie pracy kierowców i kontroli drogowej, dane z monitoringu GPS opierają się najczęściej na uzasadnionym interesie pracodawcy, a dane w dokumentach przewozowych wynikają z obowiązku zawarcia i rozliczenia umowy przewozu.
| Kategoria danych | Podstawa prawna przetwarzania | Typowy okres przechowywania |
|---|---|---|
| Dane z tachografu cyfrowego (karta kierowcy, jednostka pojazdowa) | Obowiązek prawny wynikający z przepisów o czasie pracy kierowców | Zgodnie z przepisami o czasie pracy, zwykle kilka lat na potrzeby ewentualnej kontroli |
| Dane geolokalizacyjne z systemu GPS/telematyki | Prawnie uzasadniony interes administratora (organizacja pracy, bezpieczeństwo mienia) | Możliwie krótki, adekwatny do celu, ustalony wewnętrznie przez administratora |
| Dane w dokumentach przewozowych (CMR, eCMR) | Wykonanie umowy przewozu, obowiązki podatkowe i celne | Okres wynikający z przepisów podatkowych i przedawnienia roszczeń |
| Dane kadrowe i uprawnienia do prowadzenia pojazdu | Obowiązek prawny pracodawcy i wykonanie umowy o pracę | Okres wynikający z przepisów prawa pracy i archiwizacji akt osobowych |
Przekazywanie danych kierowców poza UE i EOG
Specyfiką transportu międzynarodowego, odróżniającą go od typowych sytuacji objętych RODO, jest częste przekazywanie danych osobowych kierowców poza Europejski Obszar Gospodarczy. Dzieje się tak na przykład wtedy, gdy przewóz realizowany jest z udziałem lokalnego agenta lub partnera logistycznego w kraju trzecim, gdy dane trafiają do zagranicznego dostawcy usługi telematycznej spoza EOG, albo gdy dokumentacja przewozowa musi zostać udostępniona lokalnym służbom celnym poza Unią. Zgodnie z ogólnymi zasadami RODO dotyczącymi transferu danych do państw trzecich, taki transfer jest dopuszczalny przede wszystkim wtedy, gdy Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych w danym kraju, a w pozostałych przypadkach konieczne jest zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń, najczęściej standardowych klauzul umownych podpisywanych z odbiorcą danych. Firma transportowa planująca stałą współpracę z partnerem lub agentem w kraju spoza EOG powinna z wyprzedzeniem ustalić, na jakiej podstawie prawnej dane kierowców i dokumentów przewozowych będą tam przekazywane, oraz uwzględnić to w klauzuli informacyjnej dla kierowców. Warto też pamiętać, że transfer danych poza EOG wiąże się z dodatkowym ryzykiem w kontekście bezpieczeństwa systemów, o czym piszemy szerzej w artykule o cyberbezpieczeństwie floty i systemów telematycznych, ponieważ każdy dodatkowy odbiorca danych to kolejny punkt, w którym może dojść do wycieku.
Praktyczne wskazówki dla firm transportowych
W praktyce warto sporządzić rejestr kategorii danych osobowych kierowców wraz ze wskazaniem podstawy prawnej i okresu przechowywania każdej z nich, przygotować dla kierowców czytelną klauzulę informacyjną obejmującą monitoring GPS i tachograf, a każdą umowę z dostawcą systemu telematycznego lub partnerem zagranicznym zweryfikować pod kątem tego, gdzie fizycznie przechowywane są dane i czy nie dochodzi do nieświadomego transferu poza EOG, na przykład przez serwery chmurowe zlokalizowane poza Unią. Dodatkowo pomocne bywają następujące działania porządkujące, które warto wdrożyć niezależnie od wielkości floty:
- wyznaczenie osoby lub zespołu odpowiedzialnego za bieżący nadzór nad zgodnością przetwarzania danych kierowców z RODO,
- okresowy przegląd umów z dostawcami systemów telematycznych i partnerami zagranicznymi pod kątem klauzul dotyczących ochrony danych,
- ograniczenie dostępu do danych geolokalizacyjnych i dokumentów przewozowych wyłącznie do osób, które faktycznie tego potrzebują w codziennej pracy,
- szkolenie dyspozytorów i spedytorów z podstawowych zasad postępowania z danymi osobowymi kierowców, w tym z zasadami zgłaszania podejrzanych incydentów.
Tak przygotowana firma transportowa nie tylko ogranicza ryzyko kary administracyjnej ze strony organu nadzorczego, ale też realnie zmniejsza ryzyko wycieku danych, które mógłby zostać wykorzystany przeciwko niej samej lub przeciwko jej kierowcom.
Źródła
- Europejska Rada Ochrony Danych (EDPB), „Guidelines 01/2020 on processing personal data in the context of connected vehicles and mobility related applications” – edpb.europa.eu
- Flotman, „Monitoring GPS floty a RODO – jakie dane można wykorzystywać?” – flotman.pl
- NaviExpert Telematics, „Dane z tachografu – jak często sczytywać i jak długo je przechowywać?” – telematics.naviexpert.pl
- LexDigital, „Transfer danych poza EOG – analiza i wytyczne” – lexdigital.pl
- Rzeczpospolita, „Transfer danych osobowych poza Europę a przepisy RODO. Ryzyka i legalność” – rp.pl
