Wyeksportowany towar czasem wraca. Powodem bywa reklamacja, wada ujawniona już u odbiorcy, pomyłka w zamówieniu, a nierzadko po prostu odmowa odbioru przesyłki przez kontrahenta spoza UE. Dla spedytora i przewoźnika taki powrotny transport wygląda z pozoru jak zwykły import, ale traktowanie go w ten sposób jest jednym z kosztowniejszych błędów w obsłudze eksportu poza UE. Towar, który wcześniej opuścił obszar celny Unii jako towar unijny, a teraz wraca w tym samym stanie, może w określonych warunkach skorzystać ze zwolnienia z cła i uniknąć podwójnego opodatkowania VAT. Wymaga to jednak przygotowania dokumentacji jeszcze przed powrotem przesyłki, a nie dopiero na granicy, gdzie brak właściwego zgłoszenia oznacza zwykle utknięcie towaru na odprawie i nieplanowane koszty.
Czym jest procedura towarów powracających
Instytucja towarów powracających (returned goods relief) wynika z Unijnego Kodeksu Celnego i pozwala na zwolnienie z należności celnych przywozowych towarów nieunijnych, które wcześniej miały status unijny, zostały wywiezione poza obszar celny UE, a następnie są przywożone z powrotem. Zwolnienie przysługuje pod dwoma podstawowymi warunkami: towar musi wrócić w terminie trzech lat od wywozu (organ celny może w uzasadnionych przypadkach ten termin wydłużyć) oraz musi wrócić w takim samym stanie, w jakim został wywieziony, z dopuszczalnym naturalnym zużyciem wynikającym z użytkowania lub upływu czasu. To właśnie ten drugi warunek bywa problematyczny przy reklamacjach, bo towar uszkodzony w transporcie lub wadliwy fabrycznie wciąż może się kwalifikować, natomiast towar poddany naprawie lub przeróbce za granicą już niekoniecznie, co warto sprawdzić przed zleceniem odprawy.
Co istotne, zwolnienie celne i rozliczenie VAT to dwie odrębne kwestie regulowane różnymi przepisami. Samo spełnienie warunków zwolnienia z cła nie oznacza automatycznie braku obowiązku zapłaty VAT importowego, dlatego każdy przypadek zwrotu towaru z kraju spoza UE trzeba analizować dwutorowo: osobno pod kątem cła i osobno pod kątem podatku od towarów i usług.
Dokumenty potrzebne do uniknięcia podwójnego cła i VAT
Podstawą do skorzystania ze zwolnienia jest wykazanie, że wracający towar jest tym samym towarem, który wcześniej został zgłoszony do wywozu. Przepisy dopuszczają kilka sposobów udokumentowania tego faktu, a pomocniczy arkusz informacyjny INF3 wystawiany przez organy celne w momencie wywozu jest wygodny, ale wbrew powszechnemu przekonaniu nie jest jedynym dopuszczalnym dowodem. W praktyce równie dobrze można posłużyć się danymi z oryginalnego zgłoszenia celnego wywozowego, jego uwierzytelnionym wydrukiem lub innym dokumentem organu celnego zawierającym dane pozwalające na identyfikację towaru.
| Dokument | Rola w procedurze | Uwagi praktyczne |
|---|---|---|
| Arkusz INF3 | Ułatwia identyfikację towaru jako powracającego | Nieobowiązkowy, ale warto wnioskować o niego już przy odprawie wywozowej |
| Kopia zgłoszenia celnego wywozowego (komunikat IE599) | Dowód, że towar faktycznie opuścił obszar UE | Podstawowy dokument przy braku INF3 |
| Dokumentacja identyfikująca towar (numery seryjne, specyfikacja) | Potwierdza tożsamość towaru wywiezionego i powracającego | Kluczowe przy towarach seryjnych i partiach jednorodnych |
| Dokument reklamacyjny / RMA od kontrahenta | Uzasadnia przyczynę powrotu towaru | Powinien jasno wskazywać, że towar nie został sprzedany ani zużyty za granicą |
| Zgłoszenie celne przywozowe ze wskazaniem procedury towarów powracających | Formalne zastosowanie zwolnienia | Musi być złożone przez agencję celną świadomie, nie jako zwykły import |
Termin trzech lat liczony jest od daty wywozu, a nie od momentu zgłoszenia reklamacji przez odbiorcę, dlatego w przypadku towarów o dłuższym cyklu użytkowania warto pilnować, kiedy faktycznie upłynął termin wywozu, zwłaszcza przy sprzęcie przemysłowym czy maszynach, które mogą wracać do naprawy po dłuższym czasie eksploatacji za granicą.
Najczęstsze błędy przewoźników i spedytorów przy zwrotach
W praktyce spedycyjnej najczęstszym błędem jest zgłoszenie powracającego towaru jako zwykłego importu, bez wskazania procedury towarów powracających, co skutkuje naliczeniem cła i VAT tak, jakby towar był importowany po raz pierwszy. Drugim typowym problemem jest brak powiązania dokumentów wywozowych z konkretną przesyłką powrotną, szczególnie gdy firma eksportuje regularnie i nie prowadzi wewnętrznej ewidencji, które partie towaru wyjechały kiedy i pod jakim numerem zgłoszenia. Trzecim błędem jest zlecanie odprawy powrotnej dopiero po tym, jak towar fizycznie dotrze na granicę, bez wcześniejszego ustalenia z agencją celną, jakie dokumenty będą potrzebne, co przy transporcie drogowym oznacza po prostu przestój pojazdu i koszty postojowe.
Problem pogłębia się, gdy przy pierwotnym wywozie towar był rozliczany na innej regule INCOTERMS niż zakładano, bo to właśnie od niej zależy, kto figurował jako eksporter w zgłoszeniu wywozowym i kto powinien występować jako podmiot dokonujący powrotnego przywozu. Zależności te opisano szerzej w artykule o dokumentacji INCOTERMS w transporcie międzynarodowym poza UE. Warto też pamiętać, że dowód wywozu towaru poza obszar celny Unii, wymagany dla zastosowania stawki 0% VAT przy pierwotnym eksporcie, ma znaczenie również przy zwrocie, ponieważ jego brak lub niespójność z dokumentami przewozowymi, w tym z listem przewozowym CMR, utrudnia wykazanie organowi celnemu, że wracający towar jest rzeczywiście tym samym, który wcześniej opuścił Polskę. Szerzej o samej mechanice odprawy wywozowej i rozliczenia podatku przy eksporcie poza UE pisaliśmy w artykule o VAT eksportowym i odprawie celnej poza UE.
Jak przygotować transport zwrotny w praktyce
Dobra praktyka zaczyna się już na etapie eksportu, a nie dopiero w momencie zgłoszenia reklamacji. Eksporter powinien archiwizować numer zgłoszenia wywozowego, packing listę i specyfikację towaru w sposób umożliwiający szybkie odnalezienie ich w razie zwrotu, najlepiej w powiązaniu z numerem zamówienia lub numerem seryjnym partii. Przy planowaniu transportu zwrotnego, zwłaszcza kontenerowego, warto od razu poinformować agencję celną, że przesyłka ma zostać zgłoszona jako towar powracający, a nie jako standardowy import, oraz przekazać komplet dokumentacji identyfikującej towar zanim kontener dotrze do portu lub przejścia granicznego. Dotyczy to również dokumentów transportu kontenerowego, które powinny być spójne z pierwotnym zgłoszeniem wywozowym.
W przypadku towarów objętych dodatkowymi wymogami sanitarnymi czy fitosanitarnymi trzeba dodatkowo sprawdzić, czy powrót towaru nie wymaga ponownej kontroli granicznej niezależnie od zastosowania zwolnienia celnego, co bywa istotne przy zwrotach z odległych kierunków eksportowych. Ustandaryzowanie procedury zwrotów, tak aby dział logistyki wiedział, jakie dokumenty przygotować zanim towar wyjedzie z powrotem od kontrahenta, jest jedynym skutecznym sposobem na uniknięcie sytuacji, w której firma płaci cło i VAT po raz drugi za towar, za który już raz rozliczyła się przy eksporcie.
Źródła
- Ministerstwo Finansów, Portal Podatkowy, „Zwolnienia celne” – podatki.gov.pl
- Proste Cło, „Towary powracające – formularz INF3, zwolnienie z należności” – prosteclo.pl
- amavat, „Zwroty towarów spoza UE a cło i VAT – reimport, jak nie zapłacić podwójnie” – amavat.pl
- Irish Revenue, „General rules for duty relief on returned goods” – revenue.ie
